Urzędy zaopatrzone w dobrej jakości sprzęty biurowe to możliwość szybszej i bardziej wydajnej pracy, a tym samym sprawniejszej obsługi petentów. Dlatego też w każdej instytucji państwowej musi znaleźć się kilka niezbędnych urządzeń, wspierających działanie pracowników. Które z nich są najbardziej przydatne?
Niszczarki to urządzenia wykorzystywane do eliminowania poufnych dokumentów, które nie mogą dostać się w niepowołane ręce. W biurach powinny być one wyposażone w duże zbiorniki (najlepiej powyżej 30 l), a także dodatkowe funkcje, np. opcję usuwania plastikowych kart. Takie możliwości daje niszczarka HSM SECURIO B22 rekomendowana przez doradców w naszej firmie, która została wyposażona w wytrzymały silnik o mocy 440 W, a także automatyczny system oliwiący noże tnące, co zapewnia znacząco trwałość urządzenia.
Pomimo upowszechnienia się korespondencji elektronicznej, w urzędach wciąż zdecydowana większość dokumentów nadawana jest w sposób tradycyjny, za pośrednictwem Poczty Polskiej. W ich sprawnym pakowaniu pomagają maszyny kopertujące, takie jak model Neopost DS.-64i który w ciągu godziny jest w stanie przygotować aż 2500 tys. listów. Cechuje go także bardzo cicha praca, dzięki czemu jest przyjazny dla urzędników mogących korzystać z niego także podczas obsługi petentów.
Do obsługi korespondencji w urzędach stosowane są także sprzęty biurowe nazywane frankownicami, znane również jako terminale pocztowe. Automatycznie nanoszą one nadruki na kopertę takie jak kwotę opłaty pocztowej, nazwę oraz adres nadawcy, a także odcisk datownika. Najbardziej zaawansowane chociażby Neopost IJ-80 mogą w ciągu minuty obsłużyć 150 szt. listów, co znacznie przyspiesza pracę i przygotowanie dokumentów do wysyłki.
W urzędach niezbędne są także laminatory. Są to urządzenia nakładające na dokumenty warstwę tworzywa, która zabezpiecza papier, poprawia także wyrazistość barw i ostrość wydruku. Laminowanie nie może odbywać się bez dobrej jakości sprzętu, który nie powinien doprowadzać do marszczenia papieru i powstawania innych, drobnych uszkodzeń.
Niszczarki, systemy kopertujące, frankownice i laminatory to jedne z najbardziej niezbędnych sprzętów biurowych w urzędach. Aby jednak spełniały swoje zadania, muszą być dobrej jakości i powinny pochodzić ze sprawdzonych źródeł zajmujących się ich sprzedażą.